Case 02 · Automatisering

Veertig orders per week. Twee uur werk.

Een B2B AI-dienst voor de Nederlandse en Belgische uitvaartbranche. Dertig betalende klanten, ongeveer tweehonderd uitvaartondernemers in het netwerk, meer dan vijfhonderd portretten geleverd. AI-first operaties over intake, facturatie, opvolging en marketing. Gedraaid door één persoon op een zelfgebouwd agent orchestration platform.

Rol
Founder, architect, alleen-uitvoerder
Duur
Live sinds 2024, AI-first operaties sinds 2026
Team
Eén operator, zes geautomatiseerde agents, freelance editors in de loop
Verticaal
Uitvaartdiensten, B2B AI-as-a-service
Live
memortium.nl
Flowdiagram van de Memortium-orderpipeline: intake via e-mail, telefoon en service bot links, Mono Dash-orchestratie in het midden verbonden met Notion, Google Drive, Telegram en Moneybird, een leveringsmail aan het eind, en een parallel spoor van zes marketing-agents.

Wat het is

Memortium levert herdenkingsportretten voor uitvaartprofessionals in Nederland en België. Een foto komt binnen, vaak de laatste foto van iemand die er niet meer is, en binnen vierentwintig uur leveren we een waardig portret dat de familie kan bewaren. Meer dan vijfhonderd portretten geleverd. De dienst staat op memortium.nl.

Begin 2026 passeerde de dienst dertig betalende klanten met vijfendertig tot vijfenveertig orders per week. Ongeveer tweehonderd uitvaartondernemers hebben zich aangemeld of het platform getest. Een traditionele setup op dit volume zou minstens vier part-time rollen vragen. Ik heb er geen van. De regel sinds dag één: als een taak twee keer meer dan twee minuten aandacht kost, automatiseer ik hem met een AI-aware workflow.

Drie faalvormen, allemaal weg-ontworpen

  1. Versplinterde orderintake. Een Telegram-gedreven intake-agent leest order-screenshots met vision, identificeert de klant in Notion, extraheert de foto, plaatst hem in de juiste Drive-map en stuurt de link naar de editor. Hands-off onder twee minuten.
  2. Handmatige facturatie. Een facturatie-agent draait op de eerste van elke maand, haalt gesloten orders uit Notion, genereert facturen in Moneybird, verstuurt ze, en plaatst een samenvatting op Telegram. Nul vergeten facturen in twee jaar.
  3. Verdamping van opvolging. Een feedback-agent draait drie dagen na levering. Een re-engagement-agent draait op het dertig-dagen punt voor stille klanten. Beiden verantwoordelijk voor de stabiele stroom terugkerende klanten.

Agents, met ingebouwde limieten

De zes agents draaien op Mono Dash, een orchestratieplatform dat ik heb gebouwd. Elke agent bezit één deel van een flow en geeft schoon door. Elke rol is eerst onderzocht voordat hij werd toegewezen, met de vraag "wat kan deze agent geloofwaardig doen, en waar wordt hij oneerlijk." De re-engagement-agent krijgt een klein reasoning-model omdat het werk repetitief is en de faalkost laag. De facturatie-agent krijgt een strengere approval-gate omdat de faalkost hoog is. De intake-agent krijgt vision plus een expliciete fallback naar mij als de screenshot ambigu is.

Een agent-vloot is een ontwerpprobleem voordat het een modelprobleem is. Verkeerde rol op het verkeerde model is de meest voorkomende reden dat agent-systemen falen in productie.

Aan de modelkant verzorgt Gemini 2.5 beeldgeneratie. Claude Sonnet 4.6 doet redenering en klantgerichte e-mail. Token-aware routing over de vloot houdt kosten in lijn. De Studio-pipeline draait op €0,37 per order in het happy-path-scenario.

Responsible AI, in code

Het principe is identiteit is bepalend, bij twijfel niet leveren. Elk gegenereerd portret loopt door een ArcFace cosine similarity-validatie tegen de bron. Alles onder de drempel probeert opnieuw of valt terug op een menselijke editor. Het systeem levert nooit een portret waar het niet achter kan staan. Ontworpen menselijk toezicht in productie, afgedwongen door de architectuur in plaats van een disclaimer.

Isometrische weergave van het Memortium-besturingssysteem: één operator aan een bureau, een Mono Dash-orchestrator in het midden, zes gelabelde agents eromheen, en een klantendashboard.
Eén operator, zes agents, de architectuur is het team.

De menselijke kant

Het moeilijkste van dit systeem was nooit de pipeline. Het was vertrouwen, op drie fronten.

Uitvaartondernemers werken onder tijdsdruk en emotionele lading, en ze geven de laatste foto uit handen die ooit van iemand is gemaakt. Ze adopteren geen tool, ze adopteren een belofte. De onboarding is daaromheen gebouwd: geen portaal om te leren, geen werkwijze om te veranderen. Ze sturen een foto zoals ze altijd foto's sturen, en het systeem komt naar hen toe.

De freelance editors bleven bewust in de loop. De validatiepoort vervangt hun oordeel niet, hij routeert de twijfelgevallen naar hen. Hun werk verschoof van productie naar kwaliteit, precies het deel waar ze het best in zijn.

En de families zien het systeem nooit. Dat is het punt. Elke ontwerpkeuze stroomopwaarts bestaat zodat wat aankomt handgemaakt voelt, want op het moment dat het geautomatiseerd voelt, faalt het.

Adoptie was hier geen uitrol. Het was het systeem ontwerpen rond mensen die hun werkwijze nooit gingen veranderen, en daar de eis van maken in plaats van het obstakel.

Resultaat

Twee jaar onderweg.

De prijzen blijven scherp omdat de operatie scherp is. Klanten komen terug omdat de dienst constant en moeiteloos is, aan beide kanten. De unit economics werken omdat het menselijke werk eruit is ontworpen, niet omdat de prijs is gekapt.

Wat dit voor jou betekent

Hetzelfde patroon werkt door naar elke processzware organisatie. Breng het proces in kaart, vind de naden, vervang elke naad door een agent die voor die specifieke rol is ontworpen, houd de mens in de loop waar oordeel telt.

Waarom het blijft

Memortium blijft. Ik run het twee uur per week, en dat verandert niet als ik een grotere rol opneem.